Aziende e partite IVA lavorano con conti correnti specifici che sono pensati per le attività e il business. Ogni realtà, indipendentemente dalla sua composizione, necessita di alcuni servizi specifici per gestire pagamenti, note spese, rimborsi. Non si tratta quindi esclusivamente dell’obbligo previsto dalla legge di avere un conto corrente business. Si tratta anche di avere una linea di servizi che sono studiati per facilitare la vita e soprattutto tenere traccia delle transazioni, monitorare le spese e avere maggiore controllo. Uno di questo servizi è rappresentato dalla carta prepagata aziendale.
Tipologie di carte aziendali
Gli strumenti aziendali principali per la gestione delle spese sono le carte. Se ne trovano di diversi tipi e offrono un ventaglio di soluzioni per ogni attività. Le carte aziendali possono essere fisiche o virtuali ed essere connesse ad un unico conto. Le più diffuse sono le seguenti carte:
- di credito aziendale
- prepagata aziendale
- di debito aziendale
La carta di credito aziendale è collegata al conto corrente con un IBAN. Consente di utilizzare il saldo del conto oppure un plafond, quindi un ulteriore importo a disposizione dell’azienda. Le carte business sono comode, ma non vengono distribuite a tutti i dipendenti. Solitamente sono rivolte solo ai ruoli di maggiore responsabilità.
Le carte prepagate aziendali sono carte ricaricabili che permettono di sfruttare gli importi presenti sul conto, non oltre. Su queste possono essere fissati tetti di spesa, limiti di utilizzo e sono uno strumento molto utile da fornire ai dipendenti per effettuare le spese previste.
Le carte di debito aziendali sono carte che possono o meno avere un IBAN aziendale. Sono molto sicure e ideali per i professionisti perché dotate di PIN, sistema contactless e possibilità di effettuare pagamenti anche all’estero sui circuiti più noti. La carta di debito aziendale è collegata ad un conto corrente. È questa è la sua principale differenza con la prepagata che può essere dotata di IBAN, ma non è collegata al conto corrente e quindi presenta alcuni limiti.
Scegliere la carta aziendale non è facile. È necessario tenere in conto non solo quello che può essere utile nelle spese, ma soprattutto nella gestione e di quanto questa possa migliorare il lato amministrativo e quindi la raccolta di tutte i costi. Inoltre una carta business offre ampio margine di manovra a dipendenti e collaboratori nel pieno rispetto di quanto stabilito a livello centrale.
Cosa valutare nella scelta della carta aziendale
Il primo elemento che bisogna valutare nella scelta della carta aziendale è la sicurezza. Questa deve essere connessa ad un circuito noto, con autorizzazioni e certificazioni bancarie. In questo modo, anche se non si ha di fronte un istituto di credito tradizionale, si ha la certezza di avere un servizio che preserva da ogni tipo di problema. Un elemento altrettanto importante è l’efficienza. Queste carte si devono utilizzare con servizi e applicazioni innovative, devono quindi essere versatili, offrire valute estere, servizi di trasferimenti fondi immediati, possibilità di suddividere gli importi.
L’usabilità è alla base, meglio optare per una banca che abbia prelievi gratuiti in tutto il mondo o almeno in Europa, possibilità di bloccare la carta immediatamente in caso di smarrimento, possibilità di impostare limiti e dettagli particolari per l’utilizzo con una gestione completa sia da mobile che da pc. Sono poi da valutare le tariffe e le commissioni, quando si parla di carte business infatti è necessario che sia offerto un costo più basso per le transazioni rispetto a quanto avviene per i conti e le carte private. I tassi devono essere convenienti e prevedere un pacchetto di servizi aggiuntivi gratuiti. Infine bisogna guardare all’accessibilità, quanto è pratico usare la carta, se ci sono prodotti peculiari che la differenziano da quella delle altre banche.
Carta prepagata aziendale per persone giuridiche e lavoratori autonomi.
La carta prepagata aziendale che si rivolge alle persone giuridiche può essere sottoscritta da società, aziende o associazioni. Questo tipo di carta riguarda i componenti della società e i collaboratori. La carta prepagata aziendale che si rivolge ai lavoratori autonomi è utile per professionisti, freelance e partite IVA. Queste carte per essere particolarmente rilevanti devono offrire una copertura assicurativa sulle spese effettuate, così da coprire sempre l’azienda in caso di utilizzo improprio, un numero di bonifici gratuiti, commissioni per l’Italia e l’estero comprese tra lo 0 e il 2%, almeno un paio di valute come sterline e dollari oltre l’euro, possibilità di pagare fatture e stipendi anche con invio multiplo, inserimento di pagamenti ricorrenti come quelli delle utenze, sistema di home banking facilitato.
Perché vale la pena avere una carta prepagata aziendale?
Questa soluzione permette di assegnare ai dipendenti una carta prepagata delineando personalmente il budget a disposizione e le regole per utilizzarla. Diventa un nuovo step rispetto al conto spesa, non bisogna più accumulare carte, scontrini ecc perché tutto viene automaticamente tracciato nella carta e da lì l’amministrazione può monitorare in modo diretto e senza difficoltà tutte le spese. Per il business queste carte semplificano la gestione perché si possono autorizzare anche delle spese limitate per comparti come ad esempio carburante, hotel, pedaggi e bloccare il resto. Si ricevono comunicazioni immediate sull’utilizzo, quindi si è sempre a conoscenza di quello che viene speso, quando e come.
Le carte aziendali sono smart quindi permettono una migliore gestione che consente di ottimizzare il budget a livello mensile, ma anche complessivo. Per le spese di ogni carta si può scaricare un report completo con tutti i dettagli, gli orari e i luoghi così da massimizzare la resa della funzione amministrativa. Oltre al monitoraggio in tempo reale è possibile effettuare depositi semplificati con un accesso facilitato per le aziende, trasferire denaro a un dipendente per un servizio improvviso o bloccare le transazioni in caso di movimenti sospetti.
La carta prepagata aziendale è perfetta per aziende, partite IVA e liberi professionisti soprattutto quando si ha bisogno di operare non solo fisicamente con carburante, ricariche, assicurazioni ma anche per i pagamenti mobile. Queste permettono di effettuare ogni tipo di pagamento, anche ricorrente, nella formula con IBAN sono un modo semplice per addebitare utenze ed ottenere il massimo della flessibilità.
