Sistemi di pagamento a favore delle piccole imprese

Denaro contante

In riferimento a questo sistema di pagamento, il più semplice e diffuso in assoluto, la legge dispone che debba essere effettuato: utilizzando una valuta in corso di validità all’interno dello Stato in questione (di conseguenza, in Italia sarebbe più che legittimo rifiutare un pagamento in dollari, ad esempio); utilizzando la medesima quantità di denaro stabilita nel momento esatto in cui il debitore ha contratto la sua obbligazione (ad esempio, se in data 30 dicembre 2018 è stato acquistato un bene per cui era previsto un determinato costo, allora il debitore sarà tenuto a pagare la stessa somma anche il 30 dicembre dell’anno seguente). Tuttavia, pagare in contanti non sempre risulta possibile, in quanto il trasferimento di denaro liquido è vietato per un importo pari o superiore a 3 mila euro. E lo stesso divieto è valido anche frazionando la somma totale e optando per più pagamenti spalmati nel corso del tempo. Insomma, in alcun modo è possibile eludere tale divieto stabilito per legge. Chi deve versare una somma superiore alla soglia critica appena indicata, pertanto, non potrà mettere mani al portafoglio, ma sarà tenuto a scegliere un altro metodo di pagamento, aderente a quelli adottati dall’azienda con cui si è contratto il debito. Tale divieto ha come obiettivo la lotta all’evasione fiscale (ovvero i pagamenti in nero) e la parallela incentivazione degli strumenti di pagamento tracciabili.

Carte di credito

Tutti i titolari di una carta di credito possono acquistare servizi o beni presso piccole e medie imprese (supermercati, negozi, bar, ristoranti e così via). Ogni carta di credito impone un limite d’uso (il cosiddetto massimale), stabilito dall’istituto bancario che l’ha emessa (in genere le banche prevedono un massimale giornaliero ed un massimale mensile). Tuttavia, questo limite può essere modificato previa richiesta del titolare della carta, a patto che la banca approvi tale istanza. Naturalmente, per richiedere ed ottenere la titolarità di una carta di credito, il cliente deve avere intestato a proprio nome un conto corrente presso l’istituto bancario in questione.

Carte di debito e carte prepagate

Le carte di debito, dette anche prepagate, sono carte abilitate al pagamento, al pari di quelle di credito. La differenza tra le due sta nel fatto che il titolare delle prime è tenuto a versare in anticipo l’importo che ha intenzione di utilizzare in seguito. Per ottenere questo genere di carta non è necessario possedere alcun conto corrente. La differenze più importante tra le carte prepagate e quelle di credito sta proprio nell’assenza di qualsiasi collegamento con eventuali conti correnti. Qualche esempio che renda l’idea? Le carte di questo tipo, che nel corso del tempo hanno conosciuto maggior diffusione, sono la Postepay, per la cui abilitazione è necessario raggiungere un qualsiasi ufficio postale, e la carta PayPal. La prima presenta alcuni costi iniziali di attivazione e prevede un plafond di alcune migliaia di euro. La carta di debito offerta dal servizio online PayPal, invece, è completamente gratuita, può essere collegata a qualsiasi conto PayPal e garantisce sconti interessanti per chi la utilizza in maniera intensiva. Inoltre, superata una certa soglia, non presenta costi di ricarica. Per pagare presso un’azienda di piccole, medie o grandi dimensioni con una carta PayPal è necessario che questa sia convenzionata con tale metodo di pagamento.

Assegno bancario

L’assegno bancario è un sistema di pagamento accettato dalle imprese. Chi vuole avvalersi di questo tipo di pagamento (il cosiddetto traente) deve comunicare al proprio istituto di credito (la trattaria) di versare una determinata somma di denaro sul conto di un soggetto commerciale (detto prenditore). L’assegno è pagabile a vista (ovvero la banca verserà la somma indicata sull’assegno all’atto di presentazione). Come sottolineato poc’anzi, ogni assegno va destinato a una determinata persona fisica o giuridica. Tuttavia, qualora l’assegno sia inferiore alla soglia indicata dalla legge in mille euro, può essere anche al portatore e trasferibile, ovvero circolare tra vari prenditori.

Assegno circolare

Questa tipologia di assegno è a tutti gli effetti un titolo di credito per somme già disponibili nel momento in cui viene emesso. Pertanto, è un metodo di pagamento che garantisce un’elevata certezza di riscossione al suo destinatario. E il motivo principale sta nel fatto che per richiedere l’emissione di un assegno circolare, il richiedente è obbligato a versare in anticipo la cifra corrispondente all’istituto bancario che lo emetterà (oppure avere già a disposizione una liquidità sufficiente sul proprio conto corrente). Quando un assegno circolare prevede un importo pari o superiore a mille euro deve riportare l’indicazione “non trasferibile”; se, invece, la somma non raggiunge tale soglia, allora il cliente può chiedere alla sua banca che l’assegno venga emesso senza questa clausola. Al momento dell’emissione, vengono verificate alcune indicazioni. È necessario, infatti, che l’assegno contenga le seguenti informazioni:

– la denominazione di assegno circolare;

– la garanzia/promessa dell’ente di versare la cifra riportata dal titolo di pagamento nel momento in cui il beneficiario avrà incassato l’assegno;

– il nome e la ragione sociale del destinatario;

– il luogo e la data di emissione;

– la firma e il timbro dell’istituto che emette l’assegno circolare.

Assegno postale

Un assegno postale non differisce molto da un normale assegno bancario. Poste Italiane, infatti, non offre soltanto servizi di spedizione ma funge anche da intermediario finanziario. E nei panni di ente finanziario, offre all’utenza anche diversi servizi appartenenti a questo ambito, tra cui l’apertura di conti correnti specifici. Al titolare del conto corrente, Poste Italiane consegna il classico libretto degli assegni, non trasferibile. Gli assegni postali possono essere di tue tipi:

– assegno ordinario, simile in tutto e per tutto all’assegno bancario ordinario (di conseguenza, non offre alcuna certezza relativa all’effettiva copertura);

– assegno vidimato, il quale offre maggiori garanzie, essendo più simile all’assegno bancario circolare. Tuttavia, l’assegno postale vidimato ha una validità di soli due mesi a partire dalla data di emissione (a differenza degli assegni tradizionali) e può essere incassato su ogni genere di conto, sia bancario che postale (a differenza dell’assegno postale ordinario, che va versato soltanto su conti correnti postali).

È obbligatorio avere un registratore di cassa? E in che modo sceglierlo?

La normativa che regola i registratori di cassa in Italia ne stabilisce l’obbligo di possesso per tutte le attività commerciali. La legge prevede che ciascun esercizio debba essere munito di un registratore di cassa in grado di emettere regolare ricevuta o scontrino fiscale. Il registratore di cassa, inoltre, deve essere omologato e il suo acquisto va comunicato all’Agenzia delle Entrate mediante raccomandata con ricevuta di ritorno. Si tratta di uno strumento indispensabile per ogni esercizio commerciale, un alleato fondamentale nella gestione della propria azienda. Questo perché il registro di cassa è pensato per monitorare le vendite, annotare gli introiti e stampare gli scontrini. Naturalmente, in base alla natura dell’azienda e alle esigenze della singola attività commerciale, il registratore di cassa presenta caratteristiche differenti. Ne esistono di molti tipi diversi, da quello in grado di agevolare l’elaborazione di ogni tipo di pagamento e sommare i guadagni, ai modelli più avanzati, dotati di touch screen e POS. Grazie alla tecnologia attuale è stato possibile migliorare le prestazioni del registro di cassa, da qualche anno diventato un dispositivo “smart”, caratterizzato da una grande rapidità nell’emissione di scontrini e fatture e da decine di funzionalità rivoluzionarie, tra cui la creazione delle schede clienti e la gestione del magazzino. Ma quali sono i casi in cui è obbligatorio possedere un registro di cassa? La legge prevede la presenza di un registratore presso la sede legale di ogni azienda che dichiara un fatturato pari o inferiore a 15 mila euro annui, di cui almeno la metà percepiti tramite pagamento contante. La sanzione amministrativa prevista per le aziende non munite di registratore di cassa ammonta ad un massimo di 5 mila euro. Nel caso venga appurata la manomissione dello strumento o dei dati forniti dallo stesso, la sanzione può raggiungere somme ragguardevoli, pari anche a 25 mila euro. Le categorie di commercianti escluse dall’obbligo di possedere un registro di cassa sono indicate all’interno dell’articolo 2 del Decreto del Presidente della Repubblica 696/1966. Ma quali sono le principali tipologie di registratore di cassa e a quali aziende si addicono?

Registratore classico

Si tratta della versione più fedele alla tradizione. È munito di una semplice tastiera per le operazioni di calcolo e di poche altre funzioni. Nel corso del tempo, i registratori classici si sono evoluti integrando nuove importanti funzionalità, quali lo scanner per codici a barre e svariate tipologie di POS. I registratori tradizionali, invece, sono dotati di una semplice stampante fisica per gli scontrini e poco altro. Ciò ne fa strumenti obsoleti, non al passo con le numerose innovazioni che hanno segnato il settore. Sono indicati esclusivamente alle imprese che non hanno grosse esigenze e il cui volume d’affari si attesta su somme piuttosto esigue.

Registratore PC-based

Questi registratori di cassa sono dotati di un software compatibile con la maggior parte dei PC e in grado di integrare diverse funzioni. Sono tra i più diffusi in assoluto e, nella loro versione più completa, garantiscono opzioni tramite cui gestire completamente la propria attività. I registratori PC-based sono particolarmente indicati per le imprese che hanno grossi volumi di vendite al dettaglio.

Registratore cloud-based

I registratori di cassa cloud-based rappresentano l’ultima frontiera dei punto cassa; sono accessibili utilizzando una semplice app associata con il software e risultano accessibili da qualsiasi dispositivo, a patto che si conoscano le credenziali per effettuare il login. In sostanza, il commerciante è libero di creare molteplici accessi da associare ad ognuno dei propri dipendenti: in tal modo ciascun collaboratore avrà la possibilità di accedere ed usare il registratore di cassa dal proprio dispositivo mobile. Inoltre, l’esercente sarà libero di scegliere funzioni specifiche per ogni profilo. La forza di questi sistemi sta nell’elevata semplicità d’uso: basta, infatti, scaricare l’apposita applicazione sul proprio tablet o smartphone per accedere liberamente al gestionale. Questi registratori sono particolarmente adatti alle medie o piccole imprese dotate di un lettore Bluetooth portatile per carte di credito o prepagate.

Terminali di pagamento POS

POS e elettori di carte non sempre sono presenti nei registratori di cassa, eppure per offrire un servizio migliore e per velocizzare i tempi di pagamento, sono consigliati ad ogni azienda ed attività commerciale. Consentono di accettare pagamenti tramite carte di credito e prepagate, ma anche mediante tecnologie NFC. I POS classici richiedono la presenza di un software e di una linea, mentre i modelli più moderni (i cosiddetti POS Mobile) funzionano tramite un’apposita applicazione e la connessione ad una rete Wi-Fi (che serve ad accettare i pagamenti tramite smartphone). Ma la presenza del POS nelle attività commerciali è obbligatoria o meno? La legge di stabilità del 2016 ha cercato di imporre a tutti i commercianti l’uso del POS. Un aggiornamento della normativa in questione, datato al 30 settembre 2017, aveva previsto anche sanzioni pari a 30 euro a chi rifiutasse un pagamento tramite POS. A partire dal giugno del 2018, invece, questa norma è stata abrogata, pertanto non è più obbligatorio dotarsi di uno strumento di pagamento elettronico. Inoltre, è stata bocciata anche la norma che imponeva una sanzione pari a 30 euro per ogni pagamento elettronico rifiutato. Ecco spiegato il motivo per cui molti liberi professionisti in Italia non utilizzano ancora il POS, pur essendo quest’ultimo un metodo di pagamento facile ed intuitivo, utile soprattutto alle attività che desiderano gestire con maggior rapidità l’afflusso di clienti.

Scanner per codici a barre

Questo dispositivo non è sempre presente nei registratori di cassa, poiché soltanto i più recenti lo hanno in dotazione. Tuttavia, la maggior parte degli esercizi commerciali ne fa uso, in quanto aiuta a ridurre in maniera significativa i tempi necessari per il check-out. Lo scanner consente, inoltre, di memorizzare in maniera automatica i prezzi degli articoli senza doverli digitare manualmente.

Pagamenti tramite QR Code

Il futuro dei pagamenti potrebbe risiedere nell’uso dei cosiddetti QR Code. Le società che si occupano di supportare tali servizi con lo sviluppo di apposite tecnologie, offrono un’ampia gamma di servizi, integrabili tra loro oppure utilizzabili in maniera separata a seconda delle necessità dell’utente (QR Pay, QR Track, QR Pal e QR Api). Il primo, QR Pay, può essere sfruttato tramite il download di un’apposita applicazione da conservare nella memoria del proprio smartphone. Queste app consentono di supportare i pagamenti online che usano i codici a barre e quelli QR. Per farlo, impiegano la fotocamera con cui è equipaggiato lo smartphone: per attivare il sistema di pagamento basterà fotografare il relativo codice. Ovviamente, il servizio è disponibile anche per gli esercenti, che non devono fare altro che dotarsi di un lettore dei codici QR (e a barre). L’uso dei codici QR per i pagamenti è un metodo decisamente comodo e rapido, che consente di eseguire transazioni sicure di denaro in ogni momento. La buona notizia è che a breve anche Google Pay dovrebbe cominciare a supportare tale tecnologia. E una cosa è certa: gli utenti sarebbero certamente invogliati a preferirlo agli altri sistemi di pagamento attualmente in circolazione, i quali utilizzano il numero di telefono per eseguire la stessa operazione.